DPO externe
Optimisez votre conformité RGPD en externalisant votre fonction de DPO
En tant que petite ou moyenne entreprise, vous êtes confronté à des défis complexes en matière de protection des données et de conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD). La sécurité de vos informations sensibles et la conformité aux exigences légales deviennent des enjeux cruciaux pour votre entreprise. C’est là que l’intervention d’un DPO externe qualifié peut faire toute la différence.
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DPO Externe
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Nos offres d'accompagnement RGPD
Classic
Appui régulier- Accèss plateforme RGPD
- 2 heures de coaching / mois
- Assistance mail/téléphone
- Facturation trimestrielle ou annuelle
- Option pack d'heures
- 10 à 49 salariés
Confort
DPO désigné- Accèss plateforme RGPD
- Volume horaire mensuel personnalisé
- Assistance mail/téléphone
- Tarifs hors forfait préferentiels
- Facturation mensuelle ou trimestrielle
- Désignation à la CNIL
Les missions du DPO externalisé
En confiant ces missions à un DPO externe expérimenté, vous vous assurez que la protection de vos données est prise en charge de manière professionnelle, tout en vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier. N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos besoins spécifiques et découvrir comment nous pouvons vous aider à assurer la conformité et la sécurité de vos données.
Faire appel à un DPO externe au sein de votre entreprise, même lorsque ce n’est pas obligatoire, présente de nombreux avantages. En tant que DPO externe, notre rôle comprend les missions suivantes :
- Informer et conseiller le responsable des traitements sur les obligations du RGPD et les bonnes pratiques en matière de protection des données personnelles.
- Sensibiliser, informer et conseiller les salariés de l’entreprise sur les questions de protection des données personnelles et sur le respect du RGPD.
- Réaliser un audit de mise en conformité RGPD pour vérifier le respect des exigences et identifier les mesures à mettre en place pour se conformer au règlement.
- Assister le responsable de traitement à établir une analyse d’impact sur la protection des données (PIA) pour évaluer les risques liés aux traitements de données personnelles et proposer des mesures pour les atténuer.
- Être disponible pour répondre aux questions des personnes concernées, tant en interne (salariés) qu’en externe (clients, prospects, patients, sous-traitants, fournisseurs, etc.) concernant les traitements de données personnelles.
- Assurer la coopération avec la CNIL (organisme de contrôle du RGPD) en gérant les interactions entre l’entreprise et l’autorité de contrôle, notamment en cas de notifications d’incidents de sécurité ou de demandes de la CNIL.
Selon votre contexte et vos besoins, nous pouvons assurer les activités suivantes :
- Gestion des registres de traitement des données.
- Élaboration de politiques et procédures de protection des données.
- Évaluation des risques et mise en place de mesures de sécurité.
- Revue des contrats et accords liés à la protection des données.
DPO Interne vs DPO Externe
Comparaison des avantages pour votre conformité RGPD
| Avantages DPO Interne | Avantages DPO Externe |
|---|---|
| Connaissance approfondie de l'entreprise et de ses processus | Expertise spécialisée en conformité RGPD |
| Disponibilité constante pour répondre aux besoins internes | Disponibilité externe flexible adaptée à vos besoins |
| Facilité de communication et de coordination avec les équipes internes | Objectivité et indépendance dans l'évaluation de la conformité |
| Coût potentiellement moins élevé pour l'entreprise à long terme | Économies de coûts sur le recrutement et la formation |
| Impliqué dans les décisions stratégiques de l'entreprise | Focus exclusif sur la protection des données et la conformité RGPD |
| Sensibilisation interne facilitée grâce à la présence quotidienne | Accès à une expertise variée et à jour des meilleures pratiques |
| Connaissance approfondie des spécificités métier de l'entreprise | Réduction des risques liés aux erreurs et aux conflits d'intérêts |
| Maîtrise des processus internes pour une réactivité accrue | Souplesse pour s'adapter aux évolutions réglementaires |
| Gestion directe des activités de protection des données | Réduction de la charge administrative pour l'entreprise |
| Facilité de coordination avec d'autres fonctions internes (IT- RH- etc.) | Confidentialité assurée grâce à des accords de confidentialité stricts |
Nos services
Evaluer la situation
1ère étape dans votre conformité, le diagnostic consiste à évaluer votre situation.
L’activité principale sera de recenser tous vos traitements qui mettent en jeu des données à caractère personnel (DCP). Ces éléments seront nécessaires à la constitution du Registre des activités de traitement (Art. 30 RGPD), notamment.
La deuxième activité sera d’évaluer votre situation au regard du référentiel légal et de la sécurité (des systèmes d’information).
A l’issue de cet état des lieux, vous disposez :
• des points de non-conformité
• d’une vision des actions à engager
Quelques ressources utiles :
Mettre en œuvre le plan d’action
2ème étape dans votre conformité : la mise en œuvre.
L’état des lieux aura fourni une image de votre situation. Il faut maintenant passer à l’action. Un véritable projet :
- analyse de vos risques
- définition du plan d’action opérationnel et des priorités
- allocation des ressources (budget, RH, temps)
Exemple d’actions à entreprendre :
- Mise en place du registre des activités de traitement.
- Mentions obligatoires / formulaires de collecte.
- Politiques de protection des données
- Sensibilisation/formation du personnel
- Politique de sécurité
- Renforcement de la sécurité
Votre DPO externe
Obligatoire dans certains cas, mais pouvant faire l’objet d’une désignation volontaire par tout organisme, le Délégué à la Protection des Données (DPD, DPO en Anglais et retenu comme terme courant) contribue à la sécurité juridique de votre organisation.
Le DPO est le coordonnateur de la mise en conformité :
- Informer
- Conseiller
- Contrôler le respect du droit sur la protection des données
- Coopérer avec les autorités de contrôle
… sont quelques exemples de missions du DPO.
Quelques ressources utiles :
Lignes directrices sur le délégué à la protection des données – DPO
Demande d'étude personnalisée
06 07 24 69 72
Horaires
Lun - Ven : 9h00 - 18h00
Questions fréquentes DPO
Qu'est-ce qu'un DPO et quel est son rôle ?
Un DPO est une personne désignée pour veiller à ce que les règles de protection des données soient respectées dans une organisation.
Son rôle est de conseiller l’entreprise sur les questions de protection des données, de superviser la mise en œuvre des mesures de protection des données et de servir de point de contact pour les personnes concernées et l’autorité de contrôle (CNIL).
Est-ce que ma TPE, PME doit nommer un DPO ?
La réponse dépend de plusieurs facteurs, notamment du type de données que votre entreprise traite et de la quantité de données traitées.
Si votre entreprise traite des données sensibles ou à grande échelle, il est possible que vous soyez tenu de nommer un DPO.
Il est recommandé d’effectuer une analyse pour déterminer si vous devez nommer un DPO.
Pour en discuter, contactez-nous
Si ma TPE, PME n'est pas obligée de nommer un DPO, est-il tout de même recommandé d'en nommer un ?
Bien que ce ne soit pas obligatoire pour toutes les TPE, il peut être utile de nommer un DPO pour garantir que votre entreprise s’engage dans sa conformité avec les réglementations de protection des données.
Un DPO peut également aider à renforcer la confiance de vos clients et partenaires en matière de protection des données.
Si vous n’en avez pas l’obligation et ne souhaitez pas désigner un DPO, un référent RGPD est toutefois nécessaire afin de traiter ces questions et d’assurer votre conformité.
Si je nomme un DPO, est-ce que cela me dispense de respecter les autres obligations de conformité en matière de protection des données ?
Non, nommer un DPO ne dispense pas votre entreprise de respecter les autres obligations de conformité en matière de protection des données, telles que :
- la tenue d’un registre des activités de traitement,
- la mise en place de mesures de sécurité appropriées pour protéger les données de vos clients, collaborateurs,
- la notification des violations de données,
- etc …
Quelles sont les compétences requises pour devenir DPO ?
Le DPO doit avoir une expertise en matière de protection des données, une connaissance de la réglementation en vigueur, une compréhension des technologies utilisées par l’entreprise et une capacité à communiquer efficacement avec les parties prenantes.
Est-il obligatoire pour le DPO d'être un collaborateur de l'entreprise ?
Non, le DPO peut être un collaborateur ou une personne extérieure à l’entreprise, tant qu’il a l’expertise et les compétences requises pour remplir les fonctions de DPO.
Comment puis-je trouver un DPO compétent pour ma TPE ?
Si vous décidez de nommer un DPO ou un référent RGPD, vous pouvez :
- nommer un collaborateur en interne, en veillant à ce qu’il puisse remplir cette fonction et ceci sans conflit d’intérêt avec ses autres activités
- rechercher un professionnel compétent en matière de protection des données auprès, de cabinets de conseil spécialisés, d’avocats ou d’experts en protection des données.
Il est important de s’assurer que la personne que vous nommez possède l’expertise nécessaire pour remplir les fonctions de DPO.
Dans le cas d’un DPO externe, sur la bas d’un contrat de service, il faudra vérifier que le prestataire est bien assuré pour ces activités (RC Pro spécifique aux activités de DPO).
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