TPE : comment sécuriser vos données client ?

Comme toute entreprise, les TPE (Très Petites Entreprises) sont confrontées à un grand nombre de contraintes et de défis pour gérer leur base de données clients. Elles doivent trouver un moyen de répondre aux exigences réglementaires tout en veillant à la sécurité et à la confidentialité des informations qu’elles stockent. Cet article fournit des conseils et indique de quels logiciels ou CRM une entreprise doit s’équiper pour gérer une base de données clients en toute sécurité.

Les contraintes légales

Avant de commencer à gérer sa base de données clients, une TPE doit être consciente des exigences réglementaires en matière de protection des données concernant son fichier clients. La réglementation applicable à la gestion des données personnelles est le RGPD : il impose des obligations aux entreprises pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles qu’elles stockent. 

En outre, la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) veille à ce que les entreprises respectent le RGPD et leurs obligations en matière de protection des données personnelles. La CNIL peut imposer des sanctions ou infliger des amendes aux entreprises qui ne respectent pas ces exigences.

Les logiciels à utiliser

Une fois que les exigences réglementaires sont comprises, les TPE peuvent alors s’attaquer à la gestion de leur fichier client. Pour ce faire, elles ont besoin d’un système de gestion des données intégré, appelé CRM : il s’agit d’un logiciel qui permet aux entreprises de gérer leur relation client et leurs données en toute sécurité. 

Contrairement à un fichier client classique, le CRM permet aux entreprises piloter, suivre et stocker les informations des clients, telles que les contacts, les RDV commerciaux et toutes les communications avec le client. Il peut également aider les entreprises à améliorer leurs relations avec eux ainsi que le suivi des projets. Grâce à ces logiciels, couplé à d’autres outils tels que des formulaires de contact, des sondages, des bulletins d’information et des campagnes marketing, les entreprises peuvent mieux comprendre et servir leurs clients.

Principales étapes à suivre

Une fois que la TPE a décidé d’utiliser un CRM pour gérer sa base de données clients, elle doit suivre plusieurs étapes pour s’assurer que ses données sont correctement protégées. Voici quelques-unes des mesures à prendre :

Sécuriser le système

La première étape consiste à sécuriser le système. Une TPE doit s’assurer que son CRM est bien protégé (avec entre autres un mot de passe fort) et qu’il est mis à jour régulièrement.

Contrôler l’accès

La deuxième étape consiste à contrôler l’accès aux données : l’entreprise doit définir qui peut accéder à leur base de données et à quelles données ils ont accès.

Suivre les activités

La troisième étape consiste à suivre les activités des utilisateurs : l’entreprise doit s’assurer qu’elle sait quand et comment leurs données sont utilisées.

Gérer les données

La quatrième étape consiste à gérer les données : les entreprises doivent veiller à ce que toutes les données qu’elles stockent soient à jour et correctement traitées.