RGPD : Comment déterminer les durées de conservation des données personnelles ?

La protection des données personnelles est devenue un enjeu majeur pour les entreprises et les individus. La question de la durée de conservation des données personnelles est un élément essentiel dans la mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En effet, le RGPD impose au responsable de traitement de déterminer la durée de conservation des données personnelles, justifiée au regard de l’activité. Cet article vise à fournir un aperçu des principes du RGPD concernant la durée de conservation des données personnelles et des conseils pratiques pour déterminer cette durée.

Il est important de noter que le RGPD ne fixe pas de durées de conservation spécifiques pour les données personnelles. Celles-ci sont déterminées par d’autres textes législatifs ou réglementaires, ou par les responsables de traitement eux-mêmes, en fonction de la finalité du traitement.

Comprendre et appliquer correctement ces principes est essentiel pour assurer la conformité RGPD de votre organisation. Alors, comment déterminer la durée de conservation des données personnelles ?

Le cycle de vie d’une donnée personnelle

Il est essentiel de comprendre le concept du « cycle de vie » d’une donnée personnelle pour gérer efficacement sa conservation. Ce cycle comporte plusieurs phases :

1. La collecte : lorsqu’une donnée personnelle est obtenue auprès d’un individu ou d’une autre source ;
2. Le traitement : l’utilisation de cette donnée dans le cadre d’une activité spécifique (par exemple, la gestion d’un compte client) ;
3. La conservation en base active : la période pendant laquelle la donnée est conservée et utilisée régulièrement ;
4. L’archivage : le stockage des données pour une durée déterminée, généralement en raison d’obligations légales ou d’intérêts administratifs ;
5. L’effacement : la suppression définitive de la donnée lorsqu’elle n’est plus nécessaire.

Déterminer la durée de conservation des données selon la finalité du traitement

Le RGPD impose au responsable de traitement de déterminer la durée de conservation des données personnelles. Ce délai doit être justifié au regard de l’activité et de la finalité du traitement des données. Par exemple, les données collectées pour une enquête de satisfaction client ne devraient pas être conservées aussi longtemps que les données nécessaires pour gérer la relation avec un client.

Il est donc important de définir clairement la finalité de chaque traitement de données pour pouvoir déterminer la durée de conservation appropriée. Le RGPD recommande de documenter ces décisions dans votre registre de traitements.

Respecter les durées de conservation légales

Des durées de conservation peuvent être fixées par la loi. Il est donc crucial de se référer aux textes législatifs et réglementaires pertinents pour déterminer la durée de conservation des données personnelles. Par exemple, certaines données liées à la comptabilité doivent être conservées pendant une durée minimale de 10 ans.

En l’absence de durée légale, le responsable de traitement doit déterminer une durée de conservation qui est nécessaire et proportionnée à la finalité du traitement. Cette durée doit être justifiée et documentée.

Prendre en compte les recommandations de la CNIL

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) fournit de nombreuses recommandations et guides pratiques pour aider les responsables de traitement à déterminer la durée de conservation des données personnelles. 

Par exemple :

• Les données de ressources humaines peuvent être conservées pendant 5 ans après la fin du contrat de travail, tandis que
• les données de prospection commerciale peuvent être conservées pendant 3 ans à partir du dernier contact avec le client.

Il est donc recommandé de consulter régulièrement le site de la CNIL pour se tenir informé des dernières recommandations et actualités en matière de protection des données.

Revoir régulièrement les durées de conservation

Il est également important de revoir régulièrement les durées de conservation des données personnelles. En effet, les besoins et les activités de l’organisation peuvent évoluer, tout comme les réglementations et les recommandations en matière de protection des données.

Une revue régulière permet de s’assurer que les durées de conservation restent appropriées et conformes au RGPD. C’est aussi une bonne occasion de vérifier que les données sont effectivement supprimées à l’expiration de la durée de conservation.

Documenter et communiquer les durées de conservation

Une fois que les durées de conservation des données personnelles ont été déterminées, il est essentiel de les documenter et de les communiquer. Cela fait partie des obligations de transparence du RGPD.

Les durées de conservation doivent être clairement indiquées dans la politique de confidentialité de l’organisation et communiquées aux personnes concernées lors de la collecte de leurs données.

Pour conclure, la détermination de la durée de conservation des données personnelles est une obligation cruciale du RGPD. Elle permet de garantir la protection des données des individus et de prévenir les risques liés à la conservation excessive des données.

En se basant sur la finalité du traitement, les textes législatifs et réglementaires, les recommandations de la CNIL, et en revoyant régulièrement ces durées, les organisations peuvent assurer la conformité RGPD de leur gestion des données personnelles.

Enfin, n’oubliez pas que la transparence est essentielle : les durées de conservation des données doivent être clairement communiquées aux personnes concernées et documentées dans votre politique de confidentialité